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武田藥品亞太區人力資源主管Janice Yee接受Lester Tan訪問時分享:

  • 如何通過Project Explore和Together@Takeda Day制定未來工作策略;
  • 混合工作模式可能帶來的挑戰(即「鄰近偏見」);以及
  • 解決精神健康、Zoom疲勞等問題的方法。

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曾讀過David Epstein《Range》一書的人都會明白「實驗」這個概念的重要。讀完這本書後,我不禁想起武田藥品亞太區人力資源主管Janice Yee,以及最近與她的對話。

全因Yee在踏足企業世界時對自己的理解,以及她如何將圍繞實驗、學習和發展充實職業生涯的想法帶到工作和工作環境,並灌輸給她的員工。

Yee與我分享她如何毅然投身人力資源行業:「這真的是命運的安排,事前完全沒有計劃。」在繼續攻讀工商管理課程前,Yee以為人力資源部門只是負責統籌一切有趣活動,她覺得這「很棒」,她想以此為職業,並繼而修讀人力資源管理研究生文憑。之後,她明白到人力資源管理的真諦,自此在這個行業一帆風順。

Yee在法國高鐵生產商阿爾斯通(Alstom)展開她的人力資源職業生涯,之後曾效力Yara、Baxalta、Shire等公司,如今加入武田藥品。

眾所周知,武田藥品工業株式會社(武田藥品)是以研發為驅動的全球生物製藥業翹楚,總部位於日本,集中研發四個關鍵治療領域:頑疾、罕見疾病、神經科學和腸胃病學(GI),業務遍及全球80多個國家和地區,在亞太區擁有超過800名員工。該公司亦致力投資促進可持續發展和人類健康,其淨零碳排放建築是其全球網絡以及新加坡製藥和生物技術行業的首創。

該公司不僅致力照顧患者,亦積極保護環境。在Yee的協助(和精神領導)下,該公司亦為其員工給予關注和支持。

「讓我堅持下去的動力?對工作的熱誠和透過工作可產生的影響!」

工作的未來

Yee說:「武田藥品今年(2021年)慶祝成立240週年,全賴每位員工各司其職,致力滿足患者的醫療需求,方能締造出這豐富悠久的歷史傳統,造福世界。」

「員工一直是我們的成功基石,隨著我們轉向混合工作模式,我們正竭力確保員工參與每一步過程。」

實現這一目標的方法之一,是推出「Project Explore」。靈活工作方式成為熱門討論話題(這無疑是最近的一個重要議題),因此武田藥品透過「Project Explore」聯繫員工,帶領他們邁向後疫情時代的未來工作環境。

Yee解釋:「無可否認,疫情已大大改變我們工作、以及與員工、合作夥伴和持份者互動的方式。」

「武田藥品向以靈活變通而自豪,但當新冠疫情來襲時,各國進入不同程度的『封鎖』狀態,靈活工作方式的概念肯定也會發生變化。以往每星期五天到辦公室上班的員工,現時可能傾向較靈活的工作安排,而且員工現已適應長時間主要在家工作。」

延伸閱讀:Flexible workspaces, diverse & inclusive environment, upskill & reskill: How a "traditional" FM organisation reinvents itself

「Project Explore」

首先是「Project Explore」。通過「Explore Survey」收集和考慮武田藥品員工的意見後,該公司採取「以科學為驅動的全面方法」,以建立聯繫整家公司員工的未來工作(FOW)環境。根據在全球收集超過10,000名員工意見的調查數據,「無國界工作場所」概念由此誕生。Yee表示,這個概念在於建立一個「啟發員工合作、建立關係和創新的環境。」

我認為這樣的環境很主觀,這是一種社會建構。能夠啟發張三的環境,未必能夠啟發李四。但Yee未有因此而氣餒,在其團隊的支持下,他們進行了實驗,得到的結果不僅令武田藥品、以至整個業界都感到鼓舞。

Yee說:「我們的新加坡辦事處將成為全球首推『無國界工作場所』的機構之一,這是一種通過研究、參考行業基準和員工反饋而創造的設計理念。」

此外,該設計旨在獲得新加坡BCA-HPB健康工作場所綠色標誌,以及全球Fitwel健康建築認證,以「實踐武田藥品對員工健康和福祉的承諾」。

Yee解釋該設計基於六個關鍵原則:

  1. 混合工作體驗;
  2. 為武田藥品的員工和訪客提供無縫體驗的友善工作場所;
  3. 在辦公室設置各類工作環境,採用合適的科技以迎合虛擬工作需求;
  4. 運用科技提高流動性,以實現無縫操作;
  5. 透過空間、規劃和政策平衡身心健康;以及
  6. 從長遠的角度考慮設計,以便日後能夠迅捷適應不斷變化的業務需求。

Yee補充道:「疫情前,辦公室是專注個人工作的地方,但過去兩年已顛覆我們對工作空間的觀念。」

「我們希望『無國界工作場所』成為一個提供有意義體驗的地方,而非只是完成任務的地方。將這些價值觀融入我們的新辦公室設計,將創造出一個令員工在安排每星期工作計劃時,真正嚮往並熱切期待回去上班的地方。」

實現這一願景的例子之一,是在辦公處所設置遙距呈現室,並採用更逼真的沉浸式改良科技,以便進行無縫的混合會議。

「Together@Takeda Day」

暫別辦公室一段長時間之後,難道不想與同事親身見面嗎?畢竟沒什麼比面對面接觸、在茶水間閒聊、說說笑話或彼此寒暄更令人愉快。武田藥品深明此道理,因此精心策劃「Together@Takeda Day」,使員工能夠再次聚首。

「我們透過這項措施鼓勵員工安排每星期在辦公室工作一天,讓大家可以見面,並培養歸屬感和聯繫感,當然少不了健康的午餐、咖啡和零食!」

「這項措施的目的是提供一個誘因,讓員工擺脫在家舒適工作的慣性,吸引他們回到辦公室。經過長時間在家透過屏幕進行視像通話,我們希望通過這些措施來支持加強我們的文化,培養歸屬感和共享價值觀。」

這的確令人鼓舞,尤其在加強文化方面。但我們對其實施成效存疑,尤其在不斷變化的疫情環境下。

Yee承認:「要駕馭當今工作環境是一項挑戰,尤其在面對不斷變化的限制和規管措施情況下。」

她指「Project Explore」調查「絕對大有幫助」,因為該公司會運用員工的初步反饋,以及外部研究和分析數據來制定全球指引。

「我們學到的一個重要經驗是,雖然我們希望新工作模式具備虛擬工作的靈活性,但武田藥品各個職位和團隊的情況不同,沒有『一刀切』的解決方案。每個國家和地區的團隊應在頻繁的面對面互動與富有成效的虛擬工作之間取得適當的平衡。」

然後她建議同業:「讓員工(不僅是領袖)參與這個過程!透過進行調查、焦點小組、變革倡導者和圍繞日後變革進行定期溝通,與員工共建他們想要的未來工作場所。了解員工的情緒和他們的個人憂慮,將大大有助我們制定重返辦公室政策。」

「對許多人來說,這是一個充滿挑戰的時期。過去一年證明,復甦根本不會是一條直路。因此,我們在制定未來規劃時,無論時間框架如何,能為員工做的就是優先考慮他們的需要。」

顯然,了解武田藥品員工的情緒和他們的個人憂慮,將大大有助Yee和其團隊制定重返辦公室政策。

彈性工作的挑戰

我們想到「鄰近偏見」的現象。如果員工選擇不返回辦公室而其他人選擇返回辦公室,會不會因而處於劣勢?或認為自己處於劣勢?

Yee正面回答我們的問題說:「人類傾向偏愛接近自己的人,尤其是那些經常親身接觸的人。」

「混合工作模式當然會令人質疑評估遙距員工和辦公室員工的平等性。武田藥品應對這項挑戰的方式並非在這種現象出現時加以解決,而是加強疫情前已實踐的做法。」

因此她認為,解決方法不在於面對面的接觸時間,而是在於設定明確的目標和透明的績效管理。

武田藥品「無論員工喜歡何種工作方式」,均採用「描述性、持續透明」的績效評估方式,因此該公司已準備好成功克服「鄰近偏見」。

該公司通過投資培訓和績效管理課程,提升管理人員提供優質反饋和評估的能力,管理人員透過這些培訓提高對無意識偏見的警覺,並學會如何指導下屬建立可衡量的SMART目標,使他們無論在哪里工作都可保持工作績效。

她補充道:「我們亦培訓管理人員如何在新常規下領導下屬,並鼓勵管理人員與員工之間經常進行一對一的溝通和交流,以助他們設定期望並達成共識。」

延伸閱讀:SmileDirectClub gives its consumers the chance to smile; its employees the power to smile

展望未來

武田藥品的努力不止於此。Yee表示,隨著「Project Explore」全速推進,武田藥品將繼續就員工返回辦公室的次數提供指引,同時完全信任員工,讓他們自行規劃工作週。

而最讓我印象深刻的是,Yee承認這些措施確實不斷面臨挑戰,例如有關「工作與生活平衡,以及放下工作的能力」。

她解釋指隨著在家工作成為許多國家和地區的常態,工作與生活的界線往往變得模糊,員工很容易會在不知不覺間超時工作。情況持續的話,可能會造成壓力、怠倦、以及在極端情況下導致員工對工作不投入甚至辭職。

因此,武田藥品希望確保在可見的未來,員工可以輕易放下工作,騰出時間好好休息。

Yee向我舉例說:「精神健康一直是大眾持續關注的範疇,我們在亞太區實行每月一次的『無會議日』,每月的第三個星期五不應舉行任何大型或長時間的視像會議,以抗衡『Zoom疲勞』。」

「上一次在2021年9月舉行的員工體驗調查中,我們很高興看到員工幸福指數顯著提高了14%,並且對於能夠在充滿挑戰的時期為員工提供支持而感到自豪。」

Yee補充表示,武田藥品和她的團隊也在致力「探索」未來工作對該公司及其員工的意義,這是「一場不斷成長和學習的旅程」。

「必須要知道,我們將不斷根據員工提供的反饋進行試點、試驗和調整我們的方法,以確保時刻滿足員工的最大需求。」

目前,雖然她(和她的同事)期待遷入武田藥品的新辦公室,但Yee仍欣然表示為該公司目前所在的位置感到自豪,並非常期待展開她的下一場「實驗」。

「畢竟,建立能與員工產生共鳴的靈活混合工作文化,對於發展卓越員工體驗至關重要,從而能夠為我們服務的患者提供最佳的服務。」

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