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在新型冠狀病毒(COVID-19)疫情爆發之前,Workana多年來已一直為企業提供採用內部架構管理遙距工作員工的培訓,以助企業作好準備。Workana聯合創辦人Tomas O’Farrell分享即使在疫症結束後,遙距工作仍可以成為新常規的原因。

1. 目前的狀況如何改變工作的未來?
據Gartner的一項調查顯示,新型冠狀病毒疫情幾乎已立即迫使全球88%的企業開始實行在家工作安排。這無疑給許多企業帶來混亂,例如必須隨機應變,應對設備不足、缺乏相關政策、寬帶不足、以及軟件或技術工具不足等的問題。

新型冠狀病毒疫情限制了人類活動並造成社交距離,因此許多全球企業都實行在家工作措施,使許多企業意識到遙距工作員工的工作效率,為他們思考構建內部團隊開闢了新途徑。企業現時也明白可如何確保其業務的可持續性。

幾個月間,這些企業將意識到遙距工作的好處 — 為企業節省財務開支,將成為令遙距工作成為常規工作政策的有力理據,但亦要視乎每個行業的情況而定。

因此,儘管遙距工作被視為是這段封城期間的臨時措施,但我們認為這將成為新常規。換言之,工作的未來已經來臨,我們只需要確保其持續性。

2.管理層應如何確保遙距工作措施順利實施?
高級領袖可採用項目管理工具來追蹤銷售線索和客戶要求,並採用可進行視像會議和網上培訓課程的通訊工具。公司管理層甚至可以使用人力資源訊息系統來追蹤出勤記錄和監控遙距工作員工的工作效率。

根據經驗,Workana的團隊負責人每星期會制定明確的目標和期望,並建立一個衡量機制。在每個星期一的會議上,負責人會與遙距工作團隊討論這些目標或工作範圍。團隊負責人亦要在必要時為員工提供指引和支援。許多項目管理工具正可用作設定這些目標。為應對新型冠狀病毒疫情,許多此類工具已提供長期免費試用服務。

要令遙距工作團隊成功實現目標,另一個重要因素是公司文化。培養公司文化或者已從星期五的晚餐聚會,變成透過全公司參與的視像會議表揚員工的個人成就。

3. 對人力資源從業員如何應對遙距工作團隊挑戰的貼士?
人力資源人員必須積極確保員工在家工作的日常福利。對許多不熟悉這種新工作安排的員工來說,在心態、時間管理和家庭辦公室設置方面無疑面臨著許多問題。人力資源人員可提供培訓課程,為如何成為高效遙距工作員工提供小組建議。