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這位積極樂觀、樂於學習和態度謙遜的資深人力資源人員,30年來一直致力挑戰人力資源的刻板形象、聯繫各級員工等等。

Grace Chan這次接受Priya Sunil的獨家專訪,回顧其過去30年的旅程:

  • 她如何提升自己的技能,從單純的學習與發展角色邁向全面人力資源管理角色;
  • 她認為高潛質人才要攀升職業階梯應具備的三個重要特質;
  • 她的未來生活計劃,以及她對不斷提升技能的看法。

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資深人力資源人員Grace Chan(見上圖)剛入行時從事學習與發展工作,從一家金融機構的培訓主任展開職業生涯,隨後在中國、日本、韓國、越南和馬來西亞等亞洲各地的多家公司擔任培訓職位。

期間有獵頭公司向其招手,邀請其擔任人力資源管理職位,但遭她婉拒。沒想到往後數十年,她以人力資源領袖的身份,帶領馬來西亞的Berjaya Corporation推出各項措施,包括人力資源部門轉型、以至實施一天病假無需提交醫生證明等,從而為公司節省大量成本。

Chan於2021年8月正式退休,退休前她擔任Berjaya Corporation集團人力資源與行政部高級總經理。退休後她將繼續把握其他機會,包括延續她對不斷提升技能的熱情。

在這次獨家專訪中,她與Priya Sunil一同回顧其過去30年的旅程,以及她在一路上發人深省的人生閱歷。

以下是專訪摘錄:

問:請詳述一下,獵頭公司首次向您招手時,您是如何投身人力資源管理工作。

我當時一直從事學習與發展工作,因此當獵頭公司向我表示是人力資源管理職位時,我婉拒了面試。為什麼?因為我認為人力資源管理工作非常行政化,總是圍繞薪酬計算,這不是我想做的事,我想從事非常有活力的工作,喜歡看到轉變和學習新事物。

不過,獵頭公司當時向我表示,該公司的行政總裁希望展開繼任人規劃和人才發展工作,並培養、發展和灌輸以績效為主導的文化,當中涉及建立關鍵績效指標(KPI)和績效管理系統。此外,該公司的行政總裁想建立品牌,使公司成為首選僱主。

這些原因吸引並促使我前往面試,後續的事無需贅述。

我收到的反饋是,由於我來自學習與發展工作背景,因此能夠以不一樣的角度來看待人力資源管理工作,並可為公司和員工帶來不一樣的影響。

 因此我做事的方式與別不同,可以說是打破常規

問:從學習與發展直接轉為全面人力資源管理角色,當中有何體驗?

我一向熱衷於人才發展,因此從事學習與發展工作一段長時間。我喜歡培訓和發展人才,見證他們接受培訓後有所進步,然後從初級職位晉升至管理角色,然後再升任主管等等。

我喜歡提供培訓和分享自己的經驗,亦歡迎反饋,從中了解可如何進一步提升能力成為更好的導師。例如,如果我從一些學員那裡得到較低的分數,我會反思自己的不足,並思考如何提升他們的體驗。

另一點是從一個行業轉到另一個行業所涉及的風險,我有信心,並堅信必須抓緊任何學習機會。

我一向非常積極,不介意落手落腳,親力親為,從中學習。

舉個例子,我曾經從事保險業的培訓工作,起初對行業運作一無所知,因此我到訪各個樓層,從前台到接待員辦公室,一個部門接一個部門,以了解客戶服務人員的工作或接聽電話的流程。

對業務有所了解後,我進行培訓時,不僅為員工構思課程內容,更將內容與實際經驗聯繫起來。以客戶服務為例,首先要了解客戶服務是怎樣運作,可能會出現什麼挑戰,經紀要面對什麼潛在困難,這樣才能為他們提供改進建議。我甚至與一些員工進行訪談,更深入了解他們的體驗和挑戰,因此我在課堂上分享的案例研究並非從書本上摘錄出來,而是現實生活例子。

通過這一切方法,我認識大多數初級員工、保安員,甚至茶水助理,並對他們予以尊重。因為無論什麼職級,他們都是公司的員工。知道嗎,有時種善因真的會得善果,當你待人有禮,別人感受到你對他們的關心,即使你沒有要求他們,他們都願意隨時向你伸出援手。

我認為最有意義的事是能夠看到人們進步,變得更好、享受培訓、甚至提供有關課程的反饋。

在美亞保險工作的日子,是我職業生涯中最有意義的時刻之一。我當時能夠參與香港的培訓,甚至在美國聖地亞哥舉行的培訓與發展會議。總括來說,那是一段非常有意義的體驗,我在那裡的服務和表現均得到認可。

我亦一直相信努力會得到回報。我很努力工作,對自己有很高期望,凡事竭盡全力,不會得過且過。這就是我。

Priya,因此我相信要不斷進步。從我的履歷會看到我有很多證書,我獲認證為教練、獲認證為NLP從業者、甚至兼職修讀人力資源管理文憑,因為我當時正考慮應否投身人力資源管理職位,因此花了約一年半時間兼職修讀課程。

我擔任Berjaya人力資源管理職位期間亦修讀MBA課程。我的同事說:「Grace,你瘋了嗎?擔任人力資源主管還不夠忙,還想修讀MBA?」我每星期上兩次堂、做功課、考試,經歷近兩年的瘋狂日子,但我覺得很痛快。

我要感謝我的家人對我的支持。如果沒有我丈夫和女兒的支持,我擔任Berjaya人力資源主管期間很難兼顧學習。

問:您能夠做到這一切 — 身居要職,同時兼顧學業與家庭 — 真是令人鼓舞!

是的,因此我經常挑戰別人,我作為人力資源負責人這樣忙,如果我能做到,你也能做到。

你只需要好好管理時間,並作出適當規劃。我承認有時會感到招架不住,趕功課時凌晨1、2時才睡覺,有時功課限期又與會議或必須處理的問題碰上同一時間,但感恩我能成功克服。經過無數個不眠之夜,我終於完成我的MBA學位課程。

問:談到的晉升,職業生涯中擔任過不同角色,直到成為Berjaya人力資源總經理,我相信當中必定有一些能夠令您脫穎而出的重要因素。新晉人力資源領袖和其他高潛質人才要怎樣才能在事業上步步高升?

首先必須了解自己 — 自己有什麼才能或能力,能否勝任獲指派的工作或角色。

例如,我加入Berjaya時獲指派三項任務,我有信心可以勝任這個職位和這些任務。我也向行政總裁直言,在人力資源營運方面,我未必對IR有全面的認識或擁有全面的人力資源管理經驗,我只有招聘、學習與發展等方面的經驗。他跟我說不用擔心,只需專注處理那三項任務,因為公司已有專人負責人力資源營運工作,我無需擔心薪酬計算、IR等業務。

因此我能夠順利完成我的任務,對我來說那當然是一次很好的學習經驗,讓我可以學習多方面的知識。我累積了薪酬計算和IR方面的經驗,並在那些年學到很多人力資源管理方面的知識和最佳實踐。

因此,我的建議是好好裝備自己。我喜歡採取的方法之一,是閱讀相關書籍,並緊貼人力資源行業的最新動態,包括參與會議。

無論我學到什麼,數據分析還是溝通技巧,我都會嘗試將其應用到Berjaya之中。

例如,我們遇過這樣的挑戰,向主管發送電郵後,消息有時不能下達其團隊成員或下屬。

因此,我們研發了一款所有員工都可下載的手機應用程式,透過手機可即時收到行政總裁或人力資源部門的公告

這是我們聯繫員工的獨特方式。

我們有很多聯繫計劃,例如慶祝特別日子,我們認為這些小事能夠有效提升與員工的聯繫。

通過人力資源轉型,例如數碼化、績效管理和聯繫等,Berjaya獲公認為首選僱主。我最初加入這家公司時,人力資源部門有16個不同管理系統,但我們成功將所有系統合而為一。

作為一名人力資源專業人員,當加入一家公司時,必須認真思考可如何為公司作出實質貢獻並為公司或員工增值。我問自己如何善用人力資源主管的權力作出改變,我能做什麼?挑戰現狀、接受改變的心態也十分重要。

我認為另一重點是:努力提升自己的技能。

問:照您所說,如果要選擇高潛質人才應具備的三個重要特質,那會是什麼?

這取決於所擔當的職位和所在的公司,但我認為必須具備的最重要技能之一是溝通技巧。溝通很重要 — 內容、原因、方法等等。例如,當我們想在Berjaya推行變革,我的老闆一向認為我們需要進行對話,需要召開全體大會,向主管講解實施變革的原因、變更內容、以及有何重要等。必須就想作出的變革進行溝通,以獲取他們的支持。

如果他們表示不同意或有一些阻力,聆聽他們的顧慮,看看能否解決這些問題或調整政策。儘管未必能得到百分百的支持,但如果能夠獲得多數同意,便能採取下一步行動。

因此,我認為溝通技巧是我們應具備的一項重要技能。

我從國際演講協會學到的一件事是,向持份者發表演講時必須充滿信心

另一重要特質是了解業務。了解業務很重要,例如Berjaya的業務涵蓋多個行業,包括餐飲、酒店、房地產等等,因此我加入公司首月特意拜訪多家子公司,嘗試了解其業務、面對的挑戰、以及人力資源部門可如何為他們提供支持。

我亦必須了解哪些方面可能對我和業務有幫助,例如改善某方面的政策。假設想提升某項福利,便需要進行市場調查,通過收集到的數據分析,便可知道變革和措施將會為公司帶來多少成本或影響。

我當時在Berjaya是這樣做 — 我們運用大數據和數據分析來實施一項無需提交醫生證明的病假申請制度。這是我們員工聯繫計劃的一部分,並建基於信任文化。

當員工身體不適想要休息時,通常要花錢去看醫生並獲取醫生證明,這樣才能在家休息。平均而言,一張醫生紙盛惠馬幣80元,像Berjaya這樣(擁有12,000名員工)的公司,每年可能要花費大約50萬元。

為解決這個問題,我們運用數據分析進行計算,如果向員工提供一天病假並無需他們提交醫生證明,實際上可幫助公司節省至少50萬元。我們可運用這些數據來說服管理層這樣說:「好吧,如果你身體不適,我給你一天病假。」員工只需通知上司需要休息並需要一天病假。

我們自那時起實施無需提交醫生證明的病假制度,這是我所做的一件與別不同的事。我們知道其他公司也實施這種制度,但挑戰在於如何說服管理層,關鍵在於建立信任。主管可給予員工批准,或者仍然要求提交病假證明

問:您會給予年輕的自己、以及許多視您為職業榜樣的新晉人力資源領袖什麼建議?

堅持自己的信念,專注所熱衷的事物,繼續做你認為能夠幫助員工的任何事情,讓他們成為更好的人,或幫助公司成為更好的職場。

繼續實行,並爭取不同持份者支持以實行想為員工做的事,因為我做事總是考慮我的員工。當然,需要在管理層與員工之間取得平衡,因為人力資源部門往往夾在兩者之間,需要拿捏當中的平衡,不能過於偏向員工或過於偏向管理層。

因此我總是很小心執行任何政策,總是代入管理層和員工的角度,考慮他們的反應和想法等等。

如果能夠遇見年輕的自己 — 好吧,當我回顧我的職業生涯,我並不後悔所做的一切,亦很滿意現狀。過去30年對我來說是一段非常充實和有意義的職業旅程,事實上,我還未進入退休模式!我認為自己仍有精力為這個行業作出貢獻,我對人才發展的熱誠依然不減。

因此,與其給予自己建議,不如分享我的未來計劃。

我常說必須裝備自己,努力參加培訓和獲取證書。例如,我訓練自己成為一名教練,亦訓練自己成為一名NLP(身心語言程式學)從業者,這將有助我設定並實現目標。

我的另一信念是,無論做什麼事,只要保持正面心態,心懷善意,好事便會發生在你身上。吸引力法則確實有效。而且當我回首往事時能夠心安理得,為什麼?因為我問心無愧,我所做的一切都是為了讓人變得更好。

總言之,我將不斷提升自我並自我訓練,盡我所能繼續作出貢獻。


相片由受訪者提供