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高嘉力律師行及Alvarez & Marsal團隊建議，無論在實體還是遙距工作環境，僱主都應定期評估和識別其公司內部的不當行為問題趨勢，並檢視現有政策。
遙距和混合工作場所興起
雖然疫情及其相關的限制似乎已經過去，但對我們工作方式的影響仍然持續。遙距和混合工作模式似乎將維持下去，因此僱主需要做好準備，以應對此類工作模式衍生的相關不當行為風險。
在實體工作場所會發生的各類不當行為，也可能在遙距工作環境發生。然而，由於缺乏面對面的監督，有一種不當行為在遙距工作環境尤其常見，那就是「偷懶」，例如在家工作的員工將工作時間用於進行私人活動，或者員工宣稱自己「在線」和／或正在工作而不請年假。
此外，如果僱主沒有制定足夠的網絡安全和監察程序，和／或遙距工作的員工沒有得到足夠的培訓和／或資源，尤其當員工獲允許在「任何地方」遙距工作，而不只在一個地方或在家工作，遙距辦公亦可能帶來一系列安全風險，包括數據洩漏和網上黑客攻擊。
僱主可能面臨的另一挑戰，是如何維持團結的公司文化和員工敬業度，尤其在合規文化方面。隨著員工在不同地點和時間工作，要營造所需的統一團隊氛圍以培養合規價值觀變得越來越困難。缺乏誠信這一基石，各種潛在問題會導致組織的整體系統性風險增加，包括員工欺詐、騷擾、利益衝突或其他不當行為。
在遙距或混合工作環境識別不當行為
無論在實體還是遙距工作環境，僱主都應定期評估和識別其公司內部的不當行為問題趨勢，並檢視現有政策以確定能否充分解決行業特有、部門特有、或較普遍的問題。
了解僱主價值觀和遙距工作政策是將員工不當行為風險降至最低的關鍵。僱主應向員工表明哪類行為會構成不當行為，並為員工建立一致、方便的匯報流程以舉報不當行為。
僱主在實施追蹤和／或監控軟件時也應盡量保持靈活和謹慎，以培養信任文化，研究表明這是鼓勵員工問責的重要因素。
除上述注意事項外，最佳做法是定期進行內部審計／檢討，以確保政策、流程和管控措施有效運作並保持最新。如果缺乏這種較定期的審視，可能更難發現員工瀆職問題。
成功進行遙距調查
可惜的是，員工不當行為無可避免會發生，因此僱主必須作出有效的回應。
一般來說，無論在辦公室還是遙距工作環境，最佳實踐規則均同樣適用。然而，遙距調查存在特定挑戰，尤其在保護員工私隱、以及確保調查過程所收集或共享的訊息／證據保持機密和安全方面。
遙距調查員必須對調查記錄保密，因此應確保他們有一個保密的工作空間。在家工作的遙距調查員在使用個人設備（例如家用打印機、Siri等智能助手等）、處理文件、以及其他家庭成員在場時，應注意避免無意中洩露任何私人和／或機密資訊。
進行遙距訪談時，遙距調查員亦應注意不要在家中或公共場所進行訪談，以免他們與證人的談話被偷聽。此外，亦應要求證人設置一個保密空間，並要求在面談開始時確認他們的位置和設置。遙距調查員應明確說明訪談的拍攝或錄音政策，並徵得當事人同意。
進行遙距調查的其他一些建議是：
- 收集到的任何證據都應安全儲存和／或使用加密安全共享技術；
- 證人／受訪者應在進行任何訪談之前簽署保密協議，並採取適當保障措施防止串通；
- 僱主應在調查的每個階段與資訊科技鑑證服務供應商密切合作，以確保安全系統和資訊科技設置保持更新和穩健，以便進行調查；
- 僱主應特別注意處理資訊和證據有關的數據私隱和安全問題；
- 如僱主決定在調查期間要求員工停職和／或暫停其訪問公司的系統，最好告知員工這是出於調查目的之臨時非懲罰措施，以免遭指控推定解僱。
在遙距／混合工作環境有效調查和解僱員工的建議
對於作為調查目標的個別員工，重要的是全面考慮調查和解僱的所有後果。需要考慮的事項包括：
- 審視遭調查員工的僱傭協議，以確定僱傭協議中有哪些停職合約權利協議（如有）；
- 可能需要終止遭調查員工對所有公司系統和敏感資訊的訪問權限，但要確保公司有辦法與遭調查員工保持溝通（例如通過個人電郵或電話）；
- 考慮關鍵人員／資訊／系統訪問後備計劃，以確保在調查或解僱過程中保持業務運作；
- 鑑證專家或須遙距收集數據，應提前進行規劃；以及
- 與外部顧問一同確定跨境數據傳輸要求，以確保遵守當地數據私隱法。
關於作者：
本文由高嘉力律師行合夥人楊芷彤（下圖中）、Alvarez & Marsal董事總經理Davin Teo（下圖左）、以及Alvarez & Marsal董事總經理Henry Chambers（下圖右）共同撰寫。
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主圖片來源／Shutterstock
相片由作者提供
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