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《Human Resources》雜誌訪問全球領先雲端企業技術解決方案供應商Workday亞洲區總裁Rob Wells,了解該公司在新冠肺炎(COVID-19)疫情期間,如何為其員工、客戶和合作夥伴提供支援。

與Workday亞洲區總裁Rob Wells的問與答

面對當前危機,您們如何為全球員工提供支援?
現今世界瞬息萬變,尤其面對當前危機,我們和客戶均視Workday為必不可缺的業務平台。

自2005年成立以來,我們的目標一直是重塑整體企業應用系統、並使企業變得更靈活。企業以往從傳統供應商購入人力資源系統,然後將其部署在內部資訊科技基建架構之中。但由於部署需時很長,系統準備好投入應用時便已過時,人力資源團隊仍欠缺所需的工具,以有效與其員工交流,並提升人才技能以應對未來發展。

我們率先決定採用雲端技術和初期的人力資源管理系統工具配套,使我們能夠快速部署軟件,並不斷更新平台和工具,以迎合客戶不斷轉變的需求,現時全球已有超過3,200名客戶和多達4,600萬名員工用戶使用Workday。

目前,新冠肺炎疫情進一步迫使企業進行變革和變得更靈活敏捷。自1月份疫情爆發以來,企業為應對新冠肺炎所帶來的挑戰,對Workday勞動力和財務規劃功能的應用已增加約30倍,更加證明我們成立之初開發該平台的決定是正確的。

能否詳細說明一下Workday於在家工作的情況下如何為員工提供支援?
我們首先要做的其中一件事,是想辦法於員工在家工作期間,有效保持業務運作並向他們提供支援。作為一家雲端技術企業,我們較許多企業容易應付這個挑戰,但我們希望更進一步為同事提供所需的支持,因此我們在Workday平台推出新冠肺炎關愛包。

關愛包會根據每位員工的職位,提供不同的工具和指南。Workday的優點之一,是可以根據個人的需求來打造用戶體驗。當我以業務主管的身份進入虛擬關愛包,我可以了解我們團隊的行為,並獲取一些指引協助我照顧員工的福祉。

例如,我的香港團隊從1月開始一直在家工作,當中許多員工有孩子、住在相對較小的公寓、並且面對巨大壓力。因此,我們在虛擬關愛包建立一個工具,幫助管理人員評估網上會議的最佳時長,以便他們能夠專注於自己的工作,同時亦不會忽略其他責任。

我們亦調整Workday的其他工具,以在當前危機期間為客戶提供支援。零售行業採用我們的流動工具來管理分銷倉庫,以監察人員流動並實施適當的社交距離措施,以確保工作場所不會過度擁擠。

為確保繼續滿足客戶不斷變化的需求,並透過研發提供準確的新工具,我們還推行一項名為Workday社區的計劃。到目前為止,我們已採納約100種不同建議,並迅速將這些建議納入我們的產品之中,包括一套新匯報工具,使客戶可以更好地實時了解其員工的工作狀態,例如他們何時在家工作或何時需要緊急請假。

您對香港人力資源人員正迎合數碼化轉型有何看法?
大約半年前,我在香港進行了一次演講,當時提及一項調查結果。該調查結果顯示,儘管香港的高層管理人員認同有必要進行數碼轉型,但成功的例子很少。

毫無疑問,隨後的情況已發生巨變,但企業在當前環境(所謂的新常態)下如何保持靈活,以及一些商業領袖改變遊戲規則的例子,當中的成敗得失令人拭目以待。

在遙距工作期間,人力資源人員如何確保與員工保持聯繫,並確保他們對工作仍然保持投入?
我認為與員工保持聯繫不僅是人力資源團隊的責任,而是所有管理人員的責任。如何在遙距工作環境下保持聯繫,對我們所有人來說都是一次學習經驗。

我們全都已適應網上會議,但要考慮管理的方式,以確保會議有效率之餘同時是愉快的!我建議可進行較短的會議,或者當需要進行較長的會議時,在中途加插大量休息時間。樂趣也很重要。在我們上週的會議中,所有人按主題穿上代表他們想在疫情過後到哪裡度假的服飾!

人力資源人員亦可鼓勵進行聯誼活動來保持聯繫,因此我們的東南亞團隊決定不在公司飯堂聚會,而是邀請每位成員在茶水間大展廚藝。此外,在封鎖期間同樣不要忘記社會責任。在Pride Week(驕傲週)期間,我們組織了一次全公司慶祝活動,所有員工當天都穿上粉紅色服裝。

但我們的努力不僅如此。我們的客戶、合作夥伴和團隊確實表現出極大靈活性,成功遙距舉辦一系列活動,包括設計研討會、討論會和用戶接受程度測試。全球仍有客戶繼續部署Workday,我們已相對輕鬆地成功將遙距實施的比率從大約60%過渡至如今的近100%。

員工遙距工作時,人力資源人員如何確保數據安全?
安全非常重要,這是我們的頭號焦點,我們有責任時刻保護客戶的數據。

Workday是以安全為先的雲端解決方案,Workday的所有數據均受到保護,從數據輸入開始、以及在往返我們數據中心的整個過程中,所有數據均完全進行加密,因此是一個極其安全的環境。得到客戶的信賴繼續將其數據交託給我們,我們對此感到自豪。