僱員工作效率或取決於對時間快慢的感知

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一項研究發現，當僱員感覺時間過得很快時，他們會認為自己的工作效率更高，並感到更愉快，從而提升工作效率和準確度。

工作的時候，尤其要執行一項不喜歡的任務時，會否覺得時間過得特別慢？您又是否知道對工作時間的感知會影響您和團隊的工作效率？

香港浸會大學工商管理學院的最新研究顯示，工作分配的設計和結構方式可以影響僱員對於工作時間的感知，進而影響其工作效率。

香港浸會大學工商管理學院的陳鵬博士，與香港大學的研究人員趙海臨博士、杜倫大學的鄧紅教授、科廷大學的雪倫．帕克（Sharon K. Parker）教授和香港大學的張帷博士，合作進行了一系列實驗和實地研究，以測試和分析工作分配的特徵。研究團隊共進行了五項研究，包括兩項實驗、一項自然實地研究、一項組織實地研究和一項線上調查，並綜合所有結果分析研究，以證明實驗的假設，不僅適用於簡單的機械式工作上，亦適用於其他更自主和多樣化的工種。

於《美國管理學期刊》中發表的這項研究指出兩個能夠影響僱員對時間的感知和體驗的新工作分配特徵，這兩個特徵為：

時間可預測性

「時間可預測性」是指一個項目或一個工作任務之前，是否明確任務具體何時開始。簡單而言，僱員應能按著一份明確的工作時間表，知道下一個工作的開始時間。

任務分隔

「任務分隔」就是主要工作任務的時間劃分為較短的幾個部分，並在中間插入性質與主要任務不同的其他事情作為隔斷。這些較短的間隔，最適合用於與焦點任務以外的項目。

此外，研究亦發現，當僱員感覺時間過得很快時，他們會認為自己的工作效率更高，並感到更愉快。具體來說，增加工作時間的可預測性和任務細分可以：

1. 通過讓僱員感覺時間過得很快，正面影響僱員對時間的體驗。
2. 通過讓僱員集中精力，提升工作效率和準確度。

陳鵬博士指出，工作設計是管理學領域的一個重要研究方向，現時大多數的理論都聚焦於如何能透過不同工作任務、活動和責任等，締造更正面的工作體驗。而工作設計的其中一個關鍵，就是讓員工感知時間流逝的速度。

僱主如想提高僱員工作滿意度、參與度和效率，該研究列出三個重點：

僱主分配工作的方式，應有助於員工保持專注
時間可預測性和任務分隔的靈活性，為僱主提供了強而有力的應用。具體而言，僱主可以消除不必要的等待時間或減少工作任務之間的不確定性。舉例來說，僱員如果在完成一個任務之後，清楚下一個任務的準確開始時間，就可以減少心理上的不確定性，在等待時完成其他事情。

僱主應善用時間標記來細分任務
要達到任務分隔的目的，僱主可將大段的工作時間標記，細分成小部分以幫助僱員保持他們的專注度。在工作與工作之間，僱主應鼓勵僱員參與一些工作以外的活動。然而，在細分任務時，僱主應小心考慮，確保為不同的工作甚至不同的人制定合適的任務。過多的分割可能會對某些工作，特別是需要深度集中的複雜任務帶來反效果。

工作分配背後的目的是為了鼓勵僱員，而不是強迫他們遵循死板的結構
儘管僱員願意努力工作，亦難免有時會失去專注力。正確的工作分配方法能讓僱主協助僱員保持專注度，讓他們在經歷時間時感到更愉快。儘管工作時間的分配不能改變某些核心工作的特性（例如簡單、重複和劇烈的工作），但通過讓員工感覺時間過得更快，可減輕厭惡性工作為僱員帶來的負面影響。

圖片來源／Shutterstock