法律更新：處理疫情期間的年假累積問題

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Gall Hong Kong註冊外國律師Matthew Durham和法律分析師Kritika Sethia共同撰寫

新冠疫情為企業帶來許多挑戰。持續的嚴厲旅遊限制措施，以及其他不確定因素，導致許多僱員不願休假，造成大量假期累積的問題。

這個問題為企業帶來潛在的風險。如果所有僱員都延長休假或在疫情緩和後頻繁地清假，可能會對生產力造成影響。同樣地，如果大量僱員在特定時間或高峰期休假，則可能會削弱企業的風險管理能力。

因此，僱主需要考慮如何在不侵犯僱員權利的情況下避免風險和假期「堵塞」，尤其在必要的情況下，僱主可否要求僱員休假或取消年假？

香港有兩類年假：

• 法定年假

《僱傭條例》規定僱主須給予僱員法定年假。僱員受僱滿一年，便可於受僱第二年享有7天有薪年假，有薪年假日數按僱員受僱年資逐年遞增至最高14天。

• 合約年假

許多僱主向僱員提供多於法定年假最低標準的年假日數，通常稱之為合約年假，並受僱傭合約的具體條款（包括公司年假政策［如有］）所約束。但如果僱傭合約沒有明確區分合約年假與法定年假，則合約年假很可能會按照《僱傭條例》的規定進行處理。

僱主可以要求僱員休年假嗎？

在法定年假方面，僱主可在假期開始的14天前以書面通知僱員年假的日期；如雙方同意，可以較短時間通知。但僱主不能在法定年假累積的那一年作出這樣的指令，因此這項權利可有助管理和清算2020年累積的年假，但要到明年才適用於2021年的年假。

至於合約年假方面，僱主可根據合約條款要求僱員休假，並根據特定條款決定僱員的休假日期和方式。

但如果沒有明確的條款，企業應避免單方面指令僱員休假。如果法定年假與合約年假沒有明確區分，僱主仍可按照《僱傭條例》規定在假期開始的14天前以書面通知僱員年假的日期。

僱主可以取消未使用的年假嗎？

法定年假是不能取消的。未使用的法定年假必須順延至下一年，或在個別受限制的情況下，可以以工資代替年假，但這個選擇成本很高。

但在（明確區分的）合約年假方面，僱主可自由根據合約相關條款進行處理，例如就合約年假累積日數設定上限或訂明不能順延至下一年、以及在特定情況下有權取消未使用的合約年假。

策略和做法

年假是僱員享有的重要權利，因此僱主在考慮對策時，必須以嚴謹和警惕的態度處理年假「積壓」的問題。

首先，僱主應清晰了解僱員的情況：審視僱傭合約和公司休假政策，清晰訂明僱員可享有多少年假，以及特定權利和條款是否適用於合約年假；更新並檢查人力資源記錄以計算累積的年假日數，這樣對制定最佳做法和維持僱員的信任至關重要。

要避免不信任和糾紛，關鍵在於與僱員保持清晰的溝通和一致的做法。年假的基本目的之一，以及設定法定年假最低標準的主要目的，是要促進和維持僱員的身心健康，並讓僱員有時間陪伴家人和發展興趣，而且在一年期間可以定期休息。

與僱員就休假和清假進行溝通時，可傳達這些核心訊息。即使僱主最終不能指令僱員休假（取決於年假類別和適用條款），但仍可鼓勵僱員這樣做。此外，如果僱主有權取消未使用的合約年假，公司應定期向僱員作出提醒，這可能會推動他們休假和提前進行規劃。

本文首戴於Human Resources Hong Kong網站