遙距員工的視像會議注意清單：背景、身體語言、分心等等

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應盡量避免進食，你也不希望與會者把注意力集中在你的午餐而非你的說話之上。

辦公室是我們八卦聊天、結交朋友、團隊聯誼、享受午餐、以及下班後喝酒唱K的地方，也是進行自發會議、從偶然的對話中獲得靈感、或臨時進行集體商討會議的理想場所。

但現今的辦公室不再局限於物理空間，隨著越來越多員工可以選擇遙距或混合工作模式，Poly與Debrett合作制定在混合工作場所進行虛擬會議的禮儀指南。

該指南提供各方面的見解，包括視像通話期間的行為、著裝和背景、身體語言、以及如何避免分心。關鍵重點包括：

• 避免動來動去：在固定位置進行視像通話。視像通話期間拿著設備開門或在辦公室四處走動，可能會令同事頭暈眼花。
• 不要在開會期間吃零食：應盡量避免進食，你也不希望與會者把注意力集中在你的午餐而非你的說話之上。最好在開會前先吃東西，或者與會者不介意的話可以關閉視像。
• 小心分心：家裡充滿令人分心的東西，無論是家務、花園還是雪櫃，很容易忍不住四處走動或找零食，最終分散注意力，影響工作效率。
• 整理混亂的背景：通話前稍為整理和檢視一下自己的視像背景，嘗試清理混亂的書架、亂丟的衣服、空的外賣盒和令人分散注意力的藝術品，使同事的注意力集中在你身上，而不是你的背景。
• 對帶病上班說不：如有咳嗽、感冒或任何傳染性疾病，不要勉強回辦公室。沒有人會為你帶病上班而鼓掌。
• 不要在開會時一心多用：在會議期間不宜一心多用，例如看手機。一邊通話一邊繼續工作也非常不禮貌，所有人都知道你的思緒在別處、聽到你的鍵盤打字聲、或者看到你的眼睛專注於閱讀和回覆電郵。
• 讓同事保持安靜：開會時，辦公室的噪音可能會分散注意力。你可以禮貌地請同事降低聲浪，並關掉收音機或音樂。
• 穿著得體：在家工作時通常會選擇穿著較輕鬆舒適的衣服，但必須留意過於隨意的心理影響。要像在實體會議室與其他與會者開會時一樣穿著。
• 接受長時間的停頓：不要因為會議期間的長時間停頓而感到驚慌，並急不及待地喋喋不休來填補冷場，這些停頓是讓人可以插話或闡述的寶貴時間。
• 揮手致意：結束視像通話有時會讓人感到有點尷尬。要令通話感覺更友善和包容，可以向同事揮手告別來緩和按下「結束通話」的唐突感覺。

Debrett禮儀顧問Liz Wyse表示：「混合工作模式明顯有很多好處，包括更大的靈活性和更好的工作與生活平衡，但這不是有失禮儀的藉口。無論在哪里工作，標準都應該保持不變。」

該指南最後給予較多時間在辦公室工作的混合型員工一些建議：在這個時代，員工很可能要共用辦公桌，僱主未必想為每週只來辦公室一兩次的員工提供永久專屬辦公空間，因此員工不應認為失去辦公桌意味著他們被輕視，可以的話，應視之為一個實際的決定，並加以充分善用。

指南說：「你可能會發現自己被分配到辦公室的一個新位置，有機會認識不同的人並交流新想法。」在這種情況下，遙距員工可注意以下事項：

• 保持良好的共用辦公桌禮儀：將所有東西保持原狀；稍為擦拭電腦和屏幕；檢查沒有在任何隱藏的角落或縫隙間留下咖啡杯環或食物殘渣；清理所有個人物品，不要拿走便利貼或原子筆。
• 新冠疫情教曉我們要認真對待疾病，如有咳嗽、感冒或任何傳染性疾病，不要勉強回辦公室。沒有人會為你帶病上班而鼓掌。

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圖片來源／Shutterstock