文字很重要：如何在職場上使用共融語言

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許多職場慣常用語不再符合現時的共融標準，例如許多商務信函仍以「Dear Sir」作開首，洗手間仍然只有兩個符號，電郵仍默認以「hi guys」作開首。企業該如何改善職場用語？在這篇專題報導中，Arina Sofiah訪問幾位人力資源領袖並發現：

• Twitter致力鼓勵團隊參與培訓以了解文字的重要；
• Skyworks Solutions強調要多加注意員工的個人情況；以及
• 令人意想不到要注意的日常用語。

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雖然多元共融的概念可能早已在社會上出現，但直至近年才得到較多企業的支持和重視。工作世界迅速走向全球化，現時越來越多人可接觸到新的文化、傳統、思維模式和環境。

隨著勞動力日益多元化，企業需要改變舊有常規，因時制宜，其中最簡單但最易被忽視的方法之一，是使用共融語言。

文字很重要。溝通是令每個人感到受重視、認可和尊重，同時在團隊和組織間培養歸屬感的最重要方式之一。

許多職場慣常用語不再符合現時的共融標準，例如許多商務信函仍以「Dear Sir」作開首，洗手間仍然只有兩個符號，電郵仍默認以「hi guys」作開首。企業該如何在2022年及往後改善職場用語？本篇專題報導訪問幾位人力資源領袖並尋找答案。

案例研究：保持性別中立，培養心理安全感

Skyworks Solutions亞太區人力資源主管Karen Lim強調，同理心對打造高效而充實的員工體驗很重要。

問：根據您作為人力資源領袖的經驗，您認為在工作上使用共融語言對員工或組織有何影響？使用共融語言為何如此重要？

答：我認為共融的領導方式十分重要，尤其對於一家國際企業的經營者來說。無論面對何等職級的員工，領袖和人事經理均須以包容的方式進行溝通，注意對各級員工的日常用語，這一點非常重要。

談到共融語言，可以分享一個非常簡單的經驗。當我們跟與會者或自己團隊打招呼時，可以用「大家好」、「各位好」之類的詞句。

謹記不要使用與特定性別相關的詞彙，重點是確保每個人在心理上都有安全感，讓員工可以安心暢所欲言並與上司和領袖進行互動，這有助提升其日常工作效率和成就感，從而建立一個更敬業的工作環境，並營造無縫的員工體驗。

問：貴公司在全球的業務如此廣泛和多元化，您如何調整做法以尊重每個市場的文化？

答：在日常工作和各種互動中保持同理心非常重要。Skyworks的員工包括操作員、技術人員和工程師，我亦要與亞洲各地的領袖合作，但每位員工的情況各異，對話時要留意。例如與操作員對話時，我會格外小心談及其個人工作和家庭情況，因為他們的家人和至親往往不是在新加坡與他們同住。

關鍵在於從日常工作中了解員工的個人情況並多加注意。

領袖必須懂得體諒，因為並非所有員工都能在安頓的環境下工作。我經常提醒自己反思：「員工現時的情況如何？」，即使對方是非常資深的領袖。我不會理所當然地認為與我對話的員工一定有30分鐘時間與我聊天，所以我會非常尊重別人的時間。

問：遙距辦公對保持共融有影響嗎？

答：根據我的個人經驗，基本上沒有，可能是由於我每天工作的方式。例如我剛加入Skyworks時，作為新任人力資源主管，我想向日後將會合作的同事和員工作自我介紹。視像通話對我來說是很平常的事，即使對方關閉相機我也沒所謂，我們只需在開始時花數秒了解對方的習慣。我總會給予他們選擇，並經常提醒自己要互相尊重。

過去18至20個月我們以這種方式運作，某程度上所有人都對Zoom或Teams感到厭倦，大家都明白所有人正努力對抗全球疫症。

因此，無論是與人面對面見面，或者是否透過視像會面，我認為都沒有問題。我經常與團隊開玩笑說：「你們全都準備好開啟鏡頭了嗎？」我通常會給他們一些熱身時間，但當然是要進行有意義的活動才這樣做。

不過，我認為保持聯繫很重要。例如，團隊頗習慣我舉行會議的方式。只需加添一點樂趣，令事情變得輕鬆一點。

同時亦要尊重每個人的情況，因為有些同事家中可能有小孩吵鬧，或要照顧年邁的祖父母，未必方便進行視像通話。

有時真的會令人非常不知所措，我也不期望員工每次都開啟視像通話。

案例研究：為員工營造共融文化，讓他們在工作中展現真我

Twitter日本及亞太地區共融多元（I&D）主管Preet Grewal分享如何致力提高意識和共融。

問：採用或缺乏共融語言對員工有何影響？整體對企業又有何影響？

答：文字很重要，有意識地採用共融語言的目的，在於避免將任何人排除在外。同事間的細微相處互動可體現包容；當企業建立起共融文化，員工便可在工作中展現真我。因此，使用共融語言對建立令每個人都感到受歡迎和包容的環境至關重要。

Twitter正致力成為全球最共融和多元化的科技企業，我們使用共融語言的一些例子包括：

• 演講時使用共融語言作介紹：在會議、演講或研討會開始時，演講者會介紹自己的姓名、稱呼、以及方便盲人或視障人士使用的視覺識別描述。
• 共融語言使用準則：我們於2020年開始摒棄非共融語言，例如「黑名單」和「健全性測試」。
• 規範代名詞使用：我們經常強調規範代名詞使用的重要。不恰當地使用代名詞不僅會錯誤地稱呼對方，還會造成排斥感、考慮不周和不尊重對方的身份。

問：請分享一些共融語言警號 — 如何識別問題？領袖該如何處理這類情況？

答：例如經常以「笑話」作掩飾、但明顯帶有貶義和傷害性的誹謗詞語，也有一些較隱晦地排斥各種社群的常用詞語和詞彙。

以「guys」一詞為例，看似無傷大雅，但可能會強化無意識性別偏見。應使用「everyone」或「team」等共融語言。

其他詞語如「tone deaf」或「lame」往往用來形容未達標的事物，可能會使殘疾歧視恆常化。同樣地，稱沒有殘疾的人為「正常」，是暗示有殘疾的人「不正常」。

領袖遇到這類情況時應挺身而出，指出所使用的語言帶有偏頗，並提供較恰當的替代選擇。培養共融環境並非一時三刻可以做到，重要的是朝著正確的方向步步邁進。

問：領袖如何將共融語言融入日常生活，以營造更友善／鼓舞人心的工作環境？

答：領袖可加深對共融語言的了解，並鼓勵團隊參加培訓。以Twitter為例，我們提供有關文字的重要和代名詞應用的培訓。他們亦應在工作場所以外練習使用共融語言，例如在外部活動演說或與外部合作夥伴會面時。

除有意識地使用共融語言外，亦要謹記建立共融工作環境需要時間和持續的努力。要令更多人參與其中，領袖需培養問責和令人有安全感的文化，讓員工能夠進行健康的對話。

問：請分享您對一些可能存在的誤解的想法 — 例如何謂共融，或者如何達至共融。

答：關於共融的最常見誤解之一，是認為它是一項人力資源職能。其實無論是人事政策、產品政策還是外部社區聯繫，公司的一切都應從共融多元（I&D）的角度來進行審視。只有融入公司的核心價值觀才能實現共融，因此需要每個人的參與以建立這種文化。

另一常見錯誤是將多元與共融劃上等號。多元是對事實的陳述，在於是否擁有一支包括各類社群代表的員工團隊。而包容是一個動詞，需要採取行動和問責，例如制定政策以實現共融。

最後，共融往往意味著正視不快的感受，並給予空間進行艱難的對話。例如，創造機會或空間讓一直被社會邊緣化的群體分享感受，或者在一個沒有批判的空間讓人可以互相了解。

問：共融語言對您個人有何影響？

答：我15歲時舉家移居加拿大，親身感受語言如何將我們明確標籤為「移民家庭」。從稱讚我英語水平的善意評論，到在以白人為主的學校被稱為「褐色女孩」，語言不斷提醒我是一位「外人」。

但同樣地，我不會說自己在使用共融語言方面做得很完美，我仍在不斷學習，以免無意間沿用壓迫語言。

我首先承認，我仍要時刻警惕自己不要用「Hi guys」來打招呼。

我們都有在童年時期養成的習慣和觀念，如果想加強共融和盟友文化，無論在職場還是整體社會，都要慎選溝通方式和語言。

總結和重點

共融語言正擴展至職場以外的世界，例如板球運動界更積極採用中性語言，以較中性的「batter」來取代傳統用語「batsman」。順應這一變化，所有評論員和球員現時都使用新詞語，是一個細微但高效的轉變。

世界和溝通模式正不斷演變。要打造更有效率和意義的員工體驗，領袖必須積極灌輸更共融的文化。

Pinsent Masons亞太區Brook Graham主管Justine Cooper指出，多元與共融經常並列使用，但值得花點時間思考兩者的含義。

「多元是指我們有眾多不同之處，包括可見的性別、膚色和年齡等，以及不可見的思維方式和個人信仰等，無數的差異結合起來使每個人變得獨一無二。共融在於建立一個重視和積極接納這些差異的環境，使每個人均感到獲重視、尊重和聆聽。」

「許多企業善意看待差異，甚或致力增聘代表比例不足的社群。各行各業仍存在代表比例不足的問題，這絕對需要正視，同時亦要考慮如何吸引和留住多元人才，以及如何營造一個讓每個人都可茁壯成長和盡展所長的工作環境，以建立可持續發展的多元共融文化。」

此外，從受訪者Grewal身上學到注意用詞是一個簡單的起步，「sanity check」或「lame」等詞語看似無傷大雅，但可能會造成傷害。可能沒想到的簡單改變，例如進行演講時使用共融語言打招呼，也可促進共融工作文化。她提醒，潛移默化未必能夠瞬間形成完全共融的文化，重要的是朝著正確的方向步步邁進。

同樣地，Lim強調同理心和互相理解是共融的基礎。領袖應時刻提醒自己，與員工互動時應反思和考慮員工的情況，她深信這樣會令員工感到被認可和重視，從而建立一個更緊密聯繫和敬業的工作場所。

主圖片來源／123RF
相片由受訪者提供