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貝克·麥堅時律師事務所香港辦事處僱傭及薪酬業務合夥人Tess Lumsdaine分享表示，企業需要採取系統化的方式：從健全的企業管治開始，以至制定應對計劃。
面對經濟逆風和不確定性，今年的企業頭條充斥著裁員公告。僱員流失率高，離職僱員盜取企業專有資訊和技術的風險亦隨之增加。企業專有資訊是一項非常有價值的資產，對提高生產力和獲取競爭優勢尤其重要，而人力資源專業人員擔當關鍵的保護角色。
面臨這種增加風險，企業需要採取系統化的方式來管理機密資訊：從健全的企業管治開始，以至制定應對計劃，以便懷疑數據被盜取時能夠迅速採取行動。
良好企業管治的重要
良好企業管治始於確保所有僱傭合約設定全面的條款，列明僱員在處理機密資訊和知識產權方面的義務，以及公司的權利。如果僱員獲授權瀏覽特別敏感的專有資訊，僱主亦可考慮是否應在僱傭合約中加入離職後禁止競爭條款。
香港最近的BFAM Partners v. Gareth John Mills*一案表明，如果僱主在禁止競爭的限制期間向僱員支付薪金，法院較大機會裁定僱員不會因為受到工作限制而受到重大損害，並可強制執行禁止競爭條款。
*BFAM Partners (Hong Kong) Ltd v. Gareth John Mills & Segantii Capital Management Limited [2021] HKCFI 2904
決定是否在特定僱員的僱傭合約中包含禁止競爭條款取決於具體情況，因此建議企業考慮個人或僱員群體在公司的角色，並相應地調整其做法。
保護專有訊息的額外措施
除僱傭合約條款外，企業亦應制定相關公司政策以作補充，包括如何使用公司的資訊科技系統和設備、以及如何使用個人設備和第三方應用程式，例如微信或WhatsApp處理公司業務。
政策必須就哪些資訊可通過此類設備或平台共享、以及公司審查和監察僱員使用這些資訊的權利提供明確的指引。企業應定期為僱員進行此類政策培訓，並妥善保存此類培訓的出勤記錄。
企業亦應定期進行審計，以檢視有哪些機密資訊儲存在公司的資訊科技系統，以及這些資訊的瀏覽和使用情況。香港法院一直對企業以相同方式處理非機密資訊和高度敏感資訊作出批評，因此，任何不再需要保密的資訊應與保密資訊分開處理，並採取不同程度的保安措施。
最後，企業應考慮制定適用於離職僱員的標準流程，包括在他們最後一個工作天之前的一段時間內審查其電郵和資訊科技使用情況、簽署明確協議確保歸還所有公司財產、並審查是否有任何文件已被刪除或複製。此外，企業應建立完善的通報渠道，用作報告懷疑數據洩露事件，這將有助企業在事件發生時迅速採取行動並設法減輕損失。
不斷變化的挑戰
貝克·麥堅時律師事務所最近進行了一項調查，訪問600名來自四大洲大型企業的高級律師，並就調查數據編制《2023年全球糾紛預測》，當中62%的受訪者認為數據和網絡安全糾紛是其組織面臨的風險之一，而最嚴重的數據風險之一來自較少受到關注的領域：辦公大樓進出權限、紙本記錄處置、或者只是僱員與朋友和親戚或在公眾場所討論公司詳細資訊。
僱員現時分佈在不同地區，並使用嶄新平台處理業務，因此企業現時比以往任何時候都需要更嚴格地管控這些安全考慮因素。企業應確保制定明確的流程，以妥善處置包含專有、敏感或機密資訊的文件，以及處理公司電話、手提電腦或數據儲存設備等硬件丟失或被盜的情況。這些流程必須清楚向僱員傳遞，並提醒僱員在適當的地方以適當的方法處理業務，包括進行敏感通訊。
在一些司法管轄區，遙距辦公也帶動「兼職」增長，即僱員同時從事兩份工作的情況。
隨之而來的是利益衝突或違反保密責任的風險增加，尤其當僱員在類似的公司或行業擔任兼職的情況下。為管理這項風險，企業必須確保僱傭合約包含有關保密或利益衝突的條款外，亦涵蓋規範兼職的條款。
隨著企業採用不同嶄新技術，包括遍布不同市場的僱員監察和生產力系統、以至嶄新通訊或技術平台，人力資源和資訊科技政策必須相應作出調整以保持成效。
此外，亞太區各地的數據保護法差異為企業帶來重大挑戰，管理區域職務的人力資源專業人員要時刻掌握相關新興法律別具挑戰（例如《個人信息保護法》已在中國實施，目前馬來西亞和澳洲亦正提出相關法案）。這些法律可能會影響企業所收集的僱員數據，以及企業在懷疑發生數據洩露（包括僱員盜取數據）時需要採取的步驟。
出現問題時迅速採取行動
當懷疑有僱員盜取數據時，關鍵是要迅速採取行動以保護廣泛的數據，包括電郵、電話和通訊記錄、打印機使用和辦公室進出記錄、以及文件傳輸或瀏覽記錄。可審查的數據越多，企業越清楚了解哪些資訊可能已被洩露。
在這種情況下，人力資源、資訊科技、保安、以及內部和外部法律團隊必須通力合作收集證據和減輕後果。
從向警方或監管機構通報行為、以至展開民事訴訟，最重要是決定可以採取哪些行動來盡量減低對企業的損害。
畢竟，企業可採取的行動在很大程度上取決於現有的企業管治政策，以及企業在發生可疑事件時能夠多快採取行動。
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相片由受訪者提供（作者：貝克·麥堅時律師事務所香港辦事處僱傭及薪酬業務合夥人Tess Lumsdaine）
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