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組織設計涵蓋公司的組織架構、文化、獎勵制度和領導方針,更可迎合競爭激烈的勞動力市場需求和解決人才短缺問題,因此很重要。

由於超過90%的工作被歸類為「服務角色」,即需要人類智慧或同理心來履行職務的角色,Josh Bersin Company的分析師表示,僱主需制定組織模型和架構來賦予員工權力和釐清優次輕重,並因應跨部門團隊、項目和解決方案分配職責。簡言之,組織設計必須能啟發和吸引員工,使他們產生自主感和歸屬感,並鼓勵持續創新和發揮創意。

該公司為此發表一份名為《組織設計權威指南:邁向靈活之旅(Definitive Guide to Organisation Design: The Journey to Agile)》的報告,當中解釋僱主現時為何要重視組織設計,以及如何進行組織設計以實現更高更佳的業務、人事和創新成果。

組織設計有何重要?

該研究指,組織設計可能是最重要的商業考慮因素,因其涵蓋公司的組織架構、文化、獎勵制度和領導方針,更可進一步迎合競爭激烈的勞動力市場需求和解決人才短缺等問題。因此,企業領袖、人力資源主管和顧問需要能夠適應轉變、迅速獎勵員工和留住人才的組織模型,或足以迎合臨時勞動力需求的模型,而這些臨時勞動力是指離職數年後重返公司/行業的人才。

該報告指:「出色的組織設計需要靈活和負責任,可持續並涵蓋各項業務,可提高透明度和生產力,並鼓勵個人和企業發展。靈活而負責任的組織不僅能更好地適應變化,亦能提高企業盈利、客戶滿意度、員工敬業度和留職率,並且鼓勵創新。」

組織設計該是怎樣?

分析師認為,組織設計框架應包含五大關鍵因素:商業模型、營運模型、工作、職位和組織架構。

例如「商業模型應涉及企業宗旨和商業策略(即公司的使命、願景和宗旨)、人才策略(即支持商業策略所需的人事和人員實踐)、以及文化和領導方針(即有助策略取得成功的文化架構和領導模型)。

另一方面,「營運模型因素應涵蓋客戶方針(即確定目標客戶、成功指標、以及獲取最佳客戶成果的運方式)、角色定義(即就模型的高級角色作出定義)、治理和指標(即決定橫向流動和縱向流動的成功指標、以及高層責任範圍)。

其他三個因素涉及以下範疇:

  • 「工作設計 — 工作範疇和科技,釐定人員和團隊要如何爭取成功,以及科技對於組織自動化、擴增和變革的作用。此外亦包括責任和獎勵,決定責任方要採取什麼措施來實現成果,以及他們將如何獲得獎勵。最後是技能與經驗,決定需要哪些技能和能力來實現成果,以及如何通過合適的工作設計來打造出色的員工體驗。 
  • 「職位設計 — 制定職位架構,以決定如何分配個人角色和職位,以及職位分支、職能和工作的架構;勞動力規劃,就所需職位、技能和能力制定策略和戰術計劃;以及靈活的角色設計,提升職位設計的靈活性以適應轉變。
  • 「組織架構設計 — 以團隊為基礎的架構,以組織團隊和部門爭取成功;靈活模型以制定靈活的實踐和階級,為未來作準備;以及靈活的組織架構以提升靈活性,使企業能夠適應轉變。

出色的組織設計有何益處?

#1 更佳的組織設計取得更佳的成果

調查結果顯示,善用人力資源管理能力和數據不斷調整業務以應對這些複雜議題的公司,錄得優秀財政業績表現的可能性高兩倍以上,取悅客戶的可能性高近四倍,成功創新的可能性高13倍,吸引和留住員工的可能性高27倍,營運成果也將得到顯著提升。

#2 更完善的工作設計取得更多成果

了解持份者、員工和客戶的需求和期望,以及文化對其組織設計的影響的公司:

  • 實現出色業務成果的可能性高1.9倍;
  • 實現卓越勞動力成果的可能性高6.5倍;以及
  • 創新和適應轉變的可能性高6.6倍。

#3 提供超越等級制度的民主化職業和專業發展機會

通過組織設計,業務經理與人事經理在職場的角色變得更明確,因此能夠做到。

業務經理的角色可被視為:

  • 按工作流程指派;
  • 負責交付成果和奠下里程碑;
  • 負責管理項目和時間表;
  • 因應項目需求經常靈活轉變;
  • 負責管理跨職能工作團隊;
  • 與小隊(通常是6至12人的小組,共同負責一項長期任務)和部落(由多個相關工作領域的小隊組成,不超過100名成員)合作;
  • 見於項目架構;以及
  • 需要出色的項目管理技能。

同時,人事經理的角色可被視為:

  • 按部門職級指派;
  • 負責職業和技能發展;
  • 負責在職能範疇作帶領、啟發和指導;
  • 因應職能大多保持平穩固定;
  • 擁有專業職能知識;
  • 與分會(一群擁有相似技能並在同一部落工作的人)和公會(擁有共同興趣的更廣泛社區)合作;
  • 見於組織架構圖;以及
  • 需要出色的人員領導能力。

#4 更好的員工體驗,更好的工作表現

將員工體驗考慮因素納入工作設計的公司

  • 錄得優秀財政業績表現的可能性高5.8倍;
  • 取悅客戶的可能性高20倍;以及
  • 被視為理想職場的可能性高16倍。

#5 保持成功

通過組織設計可培養員工團隊對業務、人員和創新成果的責任感,因此能夠做到。分析師解釋:「如果不清楚誰要對特定結果負責,便可能無法做到。」

如何起步?

想改善或制定組織設計,分析師建議留意以下15種做法:

  1. 清楚訂明責任方要採取哪些措施來爭取成功;
  2. 將員工體驗考慮因素納入工作設計;
  3. 了解持份者、客戶和競爭對手的期望;
  4. 向實現預期結果的人給予獎勵和認可;
  5. 清楚了解文化對其組織設計的影響;
  6. 考慮組織設計選項對人的影響;
  7. 採取有效的變革管理方法以作支援;
  8. 將適合角色的工作活動結合起來;
  9. 確定如何組織以提供價值;
  10. 使用反映工作模式的靈活組織架構;
  11. 就未來狀態的模型和設計進行透明的溝通;
  12. 確定在公司內部需要培養哪些能力,以及需要從外招募哪類人才;
  13. 明確定義目標營運模式所需的角色;
  14. 明確定義工作目標和衡量標準;
  15. 考慮組織模型能否簡易實行和實用性。

延伸閱讀:

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圖片來源/The Josh Bersin Company