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Dropbox亞太區主管Pia Broadley寫道,企業必須制定有意義的工作框架和政策,減輕工作過度的負面影響,保障員工健康。以下是實現目標的三種方法。

疫情迫使許多人的工作地點從辦公室轉為臥室和客廳,大大改變固定辦公時間的概念。這種工作模式的轉變使員工越來越難以停止工作,導致家庭與工作之間的界線變得越來越模糊。

據新加坡國立大學衛生系統(NUHS)心理科學中心(Mind Science Centre)的一項調查顯示,61%在家工作的受訪者表示感到壓力,而前線工作人員的比例為53%。眾所周知,工作過度會導致怠倦和影響健康,但事實上新加坡僱員正深受工作與生活失衡之苦。Kisi的一項研究表明,整體而言,新加坡在50個最過勞城市當中排名第二,但在遙距辦公方面排名第一(51.3%的職位可在家工作),由此可見遙距辦公雖具有很大潛力,但實際上對大多數人保持工作與生活平衡沒有太大幫助。

為減輕工作過度的負面影響,企業必須制定有意義的工作框架和政策來保障員工健康。

員工的力量 — 「非線性」做法

要在遙距或混合工作方面實現更好工作與生活平衡,第一步是採取「非線性」做法來應對每個工作日。此類做法似乎不合常規,但調整遙距辦公方式以確保有效進行異步和實時合作,將大大有助提高生產力。

重塑公司文化以擺脫傳統工作週,讓員工有權決定何時何地工作。

要實現這一目標,企業領袖不能只做門面功夫,而是要作出實際行動。企業應實施具體政策,詳細說明必要步驟,以引領公司內部所有員工轉變思維方式。

例如,企業可設定固定會議時間,讓不同市場的不同團隊進行合作,同時讓每位員工各自獨立工作,無論他們是早起的鳥兒還是夜貓子、是否需要調整工作時間來照顧孩子、甚至需要照顧年長的親人,員工都可根據自己喜歡的工作模式來規劃工作日程。

通過擺脫傳統的「朝九晚五」工作日概念,員工可真正控制自己的工作時間表,並能專心發展工作以外的興趣,在時間上享有充分的靈活性,讓員工在工作與生活之間取得更好平衡。

從「永遠在線」變成「_期間限定」

儘管已就異步工作採取措施,但當家庭與工作之間的界線變得模糊,有時很難毅然停下工作。「永遠在線」文化自疫情開始以來成為常態,許多員工在家工作時因不必「回家」而忘記下班時間,又或者覺得有必要時刻顯示在線,向管理層證明他們隨時候命。

據任仕達的一份報告顯示,自疫情爆發以來,七成18至44歲的新加坡人感到更大壓力,並希望改善工作與生活平衡。制定工作框架以改變思維模式固然重要,但科技的應用方式亦要改變。科技對企業來說是一把雙刃劍,一方面讓員工全天候24小時保持聯繫,因而令員工難以停下工作,但另一方面亦有助提高工作效率和生產力。

企業應善用後者帶來的好處令員工保持積極投入,並降低職業怠倦的風險。結合政策實施與科技優勢,是促進健康工作與生活文化的有效解決方案。

例如,企業可實施政策要求所有員工在固定時間登入會議,亦應鼓勵員工檢視自己的日程,並注意是否必須參與會議

結合視像和螢幕錄影工具(如Dropbox Capture)等技術來提供反饋,員工可在合適的時間,就不太緊急的工作進行跨國和跨時區聯繫。這個轉變可確保員工準時下班,無需花整天時間不斷開會。

運用網上Scrum Board等工具分配和標示完成和未完成的工作,構思應用程式可提供虛擬粘貼工具和進行實時視覺討論,均有助提升遙距辦公的合作效率。企業應善用這些工具來幫助員工騰出時間更高效地工作。

開闢新工作方式

無論是混合、完全遙距辦公、還是「虛擬優先」等新工作模式,企業必須制定並明確闡述為員工提供所需支援的政策,並採取額外措施,向員工保證無論他們在哪里工作,公司都非常重視員工的精神健康和福祉。

疫情帶來重大轉變,促使企業在工作時間方面給予員工更大靈活性,讓員工善用固定的靈活工作模式,高效工作之餘,亦能享受理想的工作與生活平衡。

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圖片來源/Pexels