［多圖］OMRON新辦公空間專為促進溝通與合作而打造

READ IN ENGLISH

這個改造後的新加坡辦公室有眾多為員工而設的「一等」設施，包括高級管理人員在內也可隨處坐的共享辦公桌概念。

一改公認為較「傳統」的概念，OMRON的新辦公室迎來改變，引入共享辦公桌和混合工作安排。在打造這個新辦公空間時，員工反饋成為政策轉變以至零食供應等各方面的首要考慮。

與OMRON人力資源管理總經理Colin Lim和環境、可持續發展和員工聯繫經理Helen Tan進行訪問期間，Arina Sofiah了解到該空間如何透過新引入的功能以促進員工之間的溝通與合作，以及Lim喜歡在茶水間工作以便親近員工。

問：請講解一下如何構思這個辦公空間 — 您對這個新空間有何願景？員工在此過程中的參與度有多大？

受我們不斷致力加強「溝通與合作（COCO）」的理念啟發，我們決定對亞太區的辦公空間進行一次深入的檢視。

這不僅是為了適應新冠疫情帶來的新工作環境趨勢，也是OMRON轉變工作方式的重要一步，旨在為員工建立更方便、靈活、開放和安心的工作環境，從而鞏固員工之間的溝通與合作。

其中最矚目的項目之一是檢視我們的新加坡辦事處（OMRON的亞太區總部）。沿用OMRON傳統辦公室設計15年，團隊認為現在是時候實踐並提升COCO概念。團隊首先進行新辦公室可行性研究，並掌握先進的新設計理念。

我們整理並考慮核心管理團隊和其他員工的反饋，他們透露重要的意見，例如大多數人認為當時的辦公室設計不合時宜且雜亂無章、會議室需要升級改造以配合現行工作模式、周圍的設施乏善可陳、以及缺乏現代化設施等。這些反饋對我們鎖定具體重點領域大有幫助。

Lim、Tan與環境、可持續發展和員工聯繫主任Veronica Teh

檢視的最重要結論之一，是我們必須為員工建立一個以COCO為基礎、創新有趣的「Funtastic」辦公室！成為讓我們所有人都感到快樂、啟發更大創意、並對於作為OMRON一分子而感到自豪的地方。

這轉化為新辦公空間構思的三大主要目標：

• 工作環境轉型：重點在於搬遷和翻新，確保我們因應疫情期間及往後的新工作模式重新適應和重新制定策略，並為員工建立合適有利的環境，以促進他們與內部持份者、以及與外部持份者（客戶、業務合作夥伴等）按業務需要加強聯繫。
• 數碼化工作模式：運用數碼科技提高新辦公室的工作流程效率，重新檢視從基本到高級的所有流程，包括我們使用辦公空間（包括文件儲存）的方式。
• 加強工作與生活平衡：提供合適的現代化便利設施之餘，亦推動政策更新，讓員工在OMRON有更安全愉快的生活，並在個人與家庭需求之間取得適當平衡。

每位員工都成為變革管理的一部分。他們可通過電郵、調查和簡報會不斷參與並隨時了解最新情況，他們對一切大小決定都有發言權，包括辦公室位置、設計、大小和政策轉變（例如彈性工作安排、共享辦公桌等）、以至投選會議室名稱、他們首選的設計或顏色、新茶水間的飲品和零食願望清單等等。

問：新辦公室設計到底如何實現溝通與合作的概念？

新辦公室設計標誌著一些秉承溝通與合作概念的顯著和（在全球OMRON辦事處）首創變化。

最值得注意之一是推行共享辦公桌。我們挑戰自己，旨在改變高級管理層和員工的思維方式，使他們接受和適應沒有員工（包括高級管理人員）擁有自己專屬房間或隔間的新工作文化。每個人都可隨處坐下來工作。辦公室設有電話室供員工使用，尤其當他們需要一些私隱來接聽電話或開會時。

除了共享辦公桌，新辦公室還設有許多有趣的合作區域，員工可以坐下來工作，並與其團隊和其他同事閒聊、討論或會面。寬敞而舒適的茶水間亦配備即磨咖啡機、飲品和零食，讓員工提神之餘，亦可進一步鼓勵他們建立聯繫。新辦公室設計更進一步設有一個娛樂室，配備任天堂遊戲機和桌上遊戲，讓員工可以盡情放鬆休息。所有區域均配備可靈活移動的家具，可隨時重新佈置和改變位置。

最後，該設計符合三天在家工作／兩天在辦公室工作的新政策。透過溫馨而令人更安心的新工作環境，員工在工作上感到更有動力，並樂於花多些時間在辦公室。我們認為人際互動對加強團隊聯繫非常重要，同時亦要遵循虛擬實踐和協議，在疫情持續的情況下保護他們。

問：整體而言，您期望這個空間如何促進公司文化、聯繫和生產力？

新辦公室推動工作環境轉型、數碼化工作模式和促進工作與生活平衡，顯示出我們致力改善員工福祉，並為滿足業務需求所需的未來工作趨勢鋪路。例如，高級管理人員與不同部門的員工並肩而坐，我們相信這一定有助打破隔閡，並促進更好聯繫、共鳴和溝通，體現我們對開放文化與多元、公平和共融的承諾。

合作區域的新概念也有效提高生產力。我們亦想點出另一個小細節，就是新辦公室亦提供符合人體工學的桌椅。這是細小但很重要的增值設施，有助我們提供更好福利、提升員工幸福感和生產力，從而取得更好成果。

問：宏觀來說，這個辦公空間如何傳達OMRON的僱主和品牌定位？

OMRON致力成為一個進步僱主，為員工提供安全快樂的工作環境，有利建立有意義的聯繫，並鼓勵創意思維以促進創新，目標是讓員工可以自由發揮「做得到」的精神。新辦公室當然不負這一願景，它代表著我們正致力建立一個環境，讓具有不同個人特質、技能和經驗的員工能夠共同創造新價值，同時從工作中獲得滿足感和成就感。

問：對於正計劃重新設計辦公空間以適應新工作模式的公司有何建議？

有以下幾項建議：

• 勇於採取大膽創新的設計和概念。
• 員工參與是關鍵！他們是公司的最重要一員，因此必須聆聽他們的意見，並在整個過程中反映他們的意見。
• 高級管理層的大力支持和承諾對於確保項目順利完成也非常重要。這需要有邏輯的深思熟慮，並明確展現長遠投資回報。

問：問一個較個人的問題，您最喜歡辦公室哪個功能／地點，為什麼？

Lim：「茶水間！我喜歡在茶水間範圍工作，因為這是我感到最自在的地方。而作為一名人力資源從業者，坐在茶水間工作方便我親近員工，讓我有更多機會與他們建立更深入的互動和聯繫。」

所有相片由OMRON提供