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的近律師行葉靖瑤律師及香港浸會大學張美君教授接受《HRO》Tracy Chan專訪，分享有效實施靈活工作安排的見解。
為繼續提升員工體驗以吸引和留住人才，新加坡最近推出有關員工提交正式靈活工作安排申請的新指引。該指引不具法律效力，2024年12月1日起生效。
根據新指引，完成試用期的員工可向僱主提交正式靈活工作安排申請，包括每週工作4天、更多在家工作天數、以及錯開工作時間。
另一方面，僱主有權基於合理的商業理由，例如成本增加、影響生產力、或因工作性質為由，拒絕批准僱員的申請。然而，管理階層對靈活工作缺乏信心、主管不同意僱員提出的申請理由、或者企業沒有靈活工作的傳統或習慣等，均不被視為合理理由。
香港經常與新加坡作比較，因此香港應否效法新加坡的做法成為一個討論話題。
的近律師行企業商務律師葉靖瑤接受《Human Resources Online》的Tracy Chan專訪時表示，事實上，香港勞工處早於2022年12月已就相關議題發布一份「靈活工作安排」小冊子。
但有別於新加坡的指引，勞工處並未要求香港僱主為員工制定正式的靈活工作申請流程，葉律師認為這一點值得香港僱主考慮。
她說：「自新冠疫情以來，許多香港僱員已習慣不同程度的靈活工作模式，許多人在疫情過後亦繼續以口頭方式向僱主申請這種福利。如果僱主尚未制定此類政策，可考慮在不影響業務營運的情況下，引入正式的靈活工作政策和申請機制，讓員工享有靈活彈性，從而加強僱主與僱員的關係，留住人才。」
香港浸會大學工商管理學院管理、市場及資訊系統學系張美君教授亦向《Human Resources Online》表示，新加坡指引的關鍵在於理解僱員與僱主均可從合適的靈活工作政策中受益，因此，香港在內的世界各地的僱主均可從這些新指引中獲取寶貴見解，尤其在調整資源方面。
張教授建議：「要培養高效和諧的職場文化，僱主可定期評估其實施靈活工作政策的能力，以及所投放的資源。」
「僱主應根據不同行業和工作性質分配和調整資源和教育培訓，評估過程亦可作為一項檢視工具，以助僱主識別需要改進和有助提高生產力之處。」
僱主實施靈活工作安排時應考慮什麼？
靈活工作模式可帶來許多好處，例如提高對僱員的吸引力，提升僱員敬業度、滿意度和留職率，但僱主實施這種安排時，亦要應對一系列挑戰，管理不當的話，可能會適得其反。
舉例說，靈活工作模式通常被認為有助提升工作與生活平衡。但張教授表示，在工作場所使用數碼通訊工具，尤其在靈活工作模式下，可能會令工作與個人時間的界線變得模糊，導致工作與家庭衝突。
正如她先前的研究顯示，員工的精神健康、家庭關係、以及職場科技壓力之間存在錯綜複雜的關係，可能會對僱員福祉產生負面影響，因此她強調必須在工作與個人生活之間建立明確的界線或指引。
另一方面，葉律師指出，如何管理和追蹤員工的工作時間，以確保業務效率不會受到靈活工作模式的任何負面影響，是另一個重要考慮因素。
葉律師解釋：「例如，僱主可考慮訂立涵蓋遙距員工在內，所有員工都必須工作的核心工作時間。」
張教授續指，僱主在實施靈活工作安排和評估在家工作申請時，要營造一個給予支持和包容的工作環境，並考慮個人的喜好和需求。
她闡述表示：「重要的是理解不同員工對不同工作模式的喜好，有些人可能喜歡靈活的遠距工作環境，而另一些人可能較喜歡在辦公室專注工作的環境。」
除個人喜好外，平等與公平也可能是另一考慮因素，因為並非每位員工都一定能受益於這種安排。
因此葉律師建議，僱主首要考慮是否所有類別的員工都可參與靈活工作安排。
「十分依賴前線員工的企業未必能夠正式實行靈活工作計劃，因為實際上只有少數員工可以從中受益，這可能會讓前線員工感到不滿。」
相互理解與信任是關鍵
畢竟，靈活工作能否有效實施取決於僱主與僱員雙方的努力。葉律師認為，關鍵在於雙方開心見誠，最終建立互信。
她說：「制定靈活工作安排政策時，僱主或需諮詢不同級別的員工，了解他們的需求，並考量僱主可提供多大程度的靈活性。」
「與此同時，應讓員工知道僱主對靈活工作安排的憂慮和期望。」
她補充道：「倘若僱主選擇提供此類福利，員工亦應尊重僱主在這方面所制定的規則，例如在工作時間內保持聯繫。」
張教授亦認同要建立開放透明的溝通渠道，定期分享與靈活工作安排相關的資訊、更新和反饋。
她分享道：「除了為員工提供明確的指導和實用的培訓外，僱主亦應安排定期檢視和評估會議，鼓勵員工表達他們對工作安排的需求、擔憂和想法。」
透過這種做法，僱主可藉此與員工討論進度、挑戰和成功之道，從而作出必要的調整和改進。
張教授總結道：「這些互動將有助進一步加強關係，確保僱主與僱員之間保持協調，從而營造一個積極、高效的工作環境，使雙方受益。」
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相片由受訪者提供
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